Aussen einfache Website, innen massgeschneidertes Backoffice
Welcome Service begleitet Neuzuzüger in der Schweiz — hinter der schlanken Website arbeitet ein custom Backend-Dashboard, das die Fallbearbeitung digitalisiert.
Welcome Service (welcome-service.ch) kombiniert eine schlanke Astro-Website mit einem von loaded.ch massgeschneiderten Backend-Dashboard: Anfragen von Neuzuzügern laufen strukturiert ein und werden im selben System als Fälle bearbeitet — ohne E-Mail-Chaos und Excel-Zwischenablagen. Das Projekt zeigt das Muster "einfach aussen, mächtig innen": Die Website ist bewusst reduziert, die eigentliche Digitalisierung passiert im Backoffice.
Das Problem hinter dem Projekt
Willkommens- und Relocation-Services leben von Prozessen: Jede Anfrage wird zum Fall mit Dokumenten, Terminen und Behörden-Schritten. Standard-Websites liefern dafür nur ein Kontaktformular — danach beginnt das E-Mail- und Excel-Chaos, das mit jedem Fall wächst.
Der Projektfokus lag deshalb hinter der Website: ein Backoffice, das den realen Arbeitsablauf abbildet — von der eingehenden Anfrage über die Fallbearbeitung bis zum Abschluss — massgeschneidert statt in ein generisches CRM gepresst.
Vom ersten Kontakt bis zum Abschluss — die Mechanik dahinter
Ankommen und verstehen
Neuzuzüger landen auf Regionen- und Service-Seiten in ihrer Sprache (12 Regionen, 4 Sprachen) — von Immigration bis Schulsuche, plus Broschüren zum Download.
Anfragen — per Formular oder Chat
Strukturierte Anfragen und Concierge-Chat-Leads landen in derselben Pipeline; das Routing weist den Fall automatisch der richtigen Beraterin zu, mit deren Buchungskalender.
Als Fall bearbeitet werden
Im CRM wandert der Fall durch die Pipeline: Termine synchronisieren sich per Webhook, Aufgaben und Notizen leben in der Fallakte, E-Mails gehen aus dem System und werden geloggt.
Feedback schliesst den Kreis
Nach Abschluss erhält der Kunde einen token-gesicherten Feedback-Link; die Bewertung landet in der Fallakte und im Dashboard-Funnel.
Was wir gebaut haben
Custom Backend-Dashboard
Fallübersicht, Status und Pendenzen in einer Oberfläche, die dem tatsächlichen Arbeitsprozess folgt — gebaut für genau diesen Betrieb statt für den kleinsten gemeinsamen Nenner aller Branchen.
Strukturierte Anfrage-Strecke
Anfragen kommen nicht als Freitext-Mail, sondern strukturiert ins System — der Fall beginnt vollständig, nicht mit Rückfragen-Pingpong.
Ohne Medienbruch
Website und Backoffice sind ein System: kein Kopieren zwischen Posteingang, Excel und Tools — jede Information ist einmal erfasst und überall dort, wo sie gebraucht wird.
Bewusst schlanke Aussenseite
Die öffentliche Website (Astro) ist auf das Wesentliche reduziert: Angebot, Vertrauen, Anfrage. Komplexität gehört ins Backoffice, nicht auf die Startseite.
Wie es wirklich gebaut ist
Welcome Service ist eine Astro-Site in vier Sprachen (EN/FR/DE/IT) mit programmatischen Regionen-, Service- und Broschüren-Seiten — und einem vollwertigen, selbstgebauten CRM als React-Insel im Admin-Bereich. Kein SaaS-CRM, sondern ein System, das exakt dem Arbeitsablauf des Betriebs folgt: Lead-Pipeline mit sieben Statusstufen (neu → kontaktiert → qualifiziert → Termin → Offerte → gewonnen/verloren), Aufgaben, Aktivitäten-Timeline, Notizen mit Auto-Save.
Die Zugriffslogik bildet die Organisation ab: Super-Admins sehen alles, die beiden Berater sehen nur ihre zugewiesenen Fälle — serverseitig erzwungen, mit automatischem Region-zu-Berater-Routing (Genf und Lausanne gehen an unterschiedliche Personen, inklusive eigener Buchungskalender). Der Cal-Webhook synchronisiert Termine idempotent in die Pipeline: Eine Buchung setzt den Lead-Status, ergänzt fehlende Kontaktdaten und verknüpft das Meeting — auch bei doppelt zugestellten Webhooks entsteht kein Datenmüll.
Drumherum: Template-basierte E-Mails (Resend) mit Versand-Log direkt aus der Fallakte, ein token-gesicherter Feedback-Flow nach Abschluss (1–5 Sterne, ohne Login), Dashboards mit Conversion-Funnel pro Zeitraum und Berater — und ein Claude-Concierge auf der Website, dessen Chat-Leads (inklusive Broschüren-Versand per Tool) in dieselbe Pipeline fliessen wie Formular-Anfragen.
- Website
- Astro (hybrid), React-Islands, 4 Sprachen
- CRM
- Eigenbau: Pipeline, Tasks, Timeline, Rollen-Scoping
- Datenbank
- Supabase (Leads, Meetings, Tasks, E-Mail-Logs)
- Buchung
- Cal-Webhooks, idempotent, Region→Berater-Routing
- KI-Concierge
- Claude mit Tools (Broschüren, Termine, Leads)
- Resend, Template-Manager, Versand-Log
- Content
- Keystatic (Git-CMS)
Warum es so aussieht
Domine als Serif zu Inter, tiefes Markengrün (#1A3C34) mit Gold-Akzenten auf warmem Beige — eine Gestaltung zwischen Concierge-Hotellerie und Beratungs-Seriosität, passend für eine Marke, die Ankommen in der Westschweiz begleitet. Das Admin-Panel übernimmt die Palette in warm-dunkler Variante: auch das interne Werkzeug fühlt sich nach der Marke an.
Die Website-Aussenseite bleibt bewusst reduziert — Angebot, Vertrauen, Anfrage — weil die eigentliche Komplexität (Fälle, Fristen, Behörden-Schritte) ins Backoffice gehört, nicht auf die Startseite.
Die wertvollste Digitalisierung ist oft unsichtbar: Nicht die Website hat diesem Betrieb die meiste Zeit gespart, sondern das Backoffice dahinter. Bei Dienstleistern mit Fall-Logik fragen wir seither zuerst nach dem Prozess — und bauen die Website als dessen Eingang.
Fragen zu diesem Projekt
Was ist ein Custom Backend-Dashboard?
Wann lohnt sich ein Custom-Backoffice statt eines fertigen CRM?
Was kostet Website plus Custom-Dashboard?
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